Usentia – Projekt-Workflow

Phase 1

Akquise & Erstkontakt

Ziel: Eine qualifizierte Anfrage mit klarem Problem, Budget und Entscheider-Kontakt generieren. Aktueller Kanal: Word-of-Mouth.

Step-by-Step

1.1 Anfrage geht ein

Eingang über info@usentia.ch, Telefon, Empfehlung
Bestätigung innerhalb 4 h (Werktage)
Erfassung in Customer-Tracking

1.2 Erstantwort

Persönlich, kurz
Termin-Vorschlag mit Buchungs-Link

1.3 Erstgespräch (30–45 Min.)

Problem verstehen
Budget-Rahmen abstecken
Entscheider klären

1.4 Nachbearbeitung

Notizen dokumentieren
Bestätigungs-E-Mail mit nächsten Schritten (24 h)

Tools

Kommunikation: M365, Outlook, Teams
Kalender: Microsoft Bookings
Notizen: OneNote / Markdown
Customer-Tracking: Claude Projects → Admin-Tool

Templates & Checklisten

Template: Erstantwort auf Anfrage

Hallo [Vorname]

Vielen Dank für die Anfrage – freut mich, dass Sie auf Usentia zugekommen sind.

Damit ich Ihnen direkt sinnvoll helfen kann, schlage ich ein kurzes Erstgespräch vor (30 Min., online oder vor Ort, unverbindlich). Ziel: Ich verstehe Ihre Ausgangslage, wir klären den Rahmen und ich kann einschätzen, ob und wie Usentia Mehrwert bringt.

Termin direkt buchen: [Link]
Alternativ: Antworten Sie mir mit 2–3 Vorschlägen.

Beste Grüsse
Kevin Aschwanden — Founder & CEO, Usentia

Checkliste Erstgespräch

Problem in eigenen Worten zurückspiegeln
Aktueller Prozess kurz beschrieben bekommen
Geschätztes Zeit-/Kosten-Volumen des Problems (für ROI)
Wer entscheidet, wer setzt um, wer nutzt?
Budget-Rahmen (Grössenordnung, nicht Cent-genau)
Zeitlicher Wunsch / Dringlichkeit
Vorhandene Tools und Systeme
Nächster Schritt klar kommuniziert

Phase 2

Konzept & Offerte

Ziel: Kostenloses Kurzkonzept abgeben, Tier zuordnen und passende Offerte stellen.

Step-by-Step

2.1 Lösungsskizze erarbeiten

Claude Chat / Projects Deep-Dive
Tier-Einordnung

2.2 Aufwandsschätzung

Basis: CHF 150.–/h
ROI-Check für Kunde
Aufbauphase: mindestens kostendeckend, Referenzen priorisieren

2.3 Kurzkonzept (1–3 Seiten)

Ausgangslage, Lösung, Nutzen, Vorgehen, Zeitplan, Tier-Empfehlung

2.4 Offerte erstellen

Admin-Tool · 30 Tage gültig · Bezug AGB

2.5 Versand & Follow-up

PDF per E-Mail · Follow-up nach 5 Werktagen

Tools

Recherche: Claude Chat / Projects
Schreiben: Word (Usentia-Vorlage)
Offerte: Admin-Tool
Versand: Outlook

Tier-Logik

Tier	Lieferumfang	Nutzbar?
Basic	Konzeptreport / Analyse, kleine Tools / Scripts	Nur Plan, kein lauffähiges System
Advanced	Custom AI-Tool, Multi-Step-Automation, API-Integration, Dashboard — als MVP	Ja, in irgendeiner Form nutzbar
Enterprise	E2E-Workflows, Multi-User, eigene Infra, ERP/CRM-Integration, Custom-Modelle, Wartung	Produktivsystem

Abgrenzung: Basic = nur Konzept. Ab Advanced gibt es immer ein nutzbares Resultat.

Templates

Template: Kurzkonzept-Struktur

1. Ausgangslage - Aktuelle Situation in 3–5 Sätzen - Konkrete Schmerzpunkte 2. Lösungsvorschlag - In einem Satz: was wird gebaut? - Wie funktioniert es (einfach erklärt)? - Optional: Skizze / Flussdiagramm 3. Nutzen - Zeitersparnis pro Woche/Monat - Fehlerreduktion - Geschätzter ROI (CHF/Jahr) 4. Vorgehen - Phase 1: ... - Phase 2: ... 5. Zeitplan & Aufwand - Geschätzte Dauer: X Wochen - Geschätzter Aufwand: Y Stunden - Tier-Empfehlung: Basic / Advanced / Enterprise

Template: Offert-Begleitschreiben

Hallo [Vorname]

Anbei die Offerte sowie das Kurzkonzept für [Projektname].

Die drei wichtigsten Punkte:
1. [Was Kunde bekommt – ein Satz]
2. [Geschätzter Nutzen – ein Satz]
3. [Investition + Zeitplan – ein Satz]

Die Offerte ist 30 Tage gültig. Bei Fragen rufe ich gerne kurz an, alternativ direkt mit Unterschrift zurücksenden.

Beste Grüsse, Kevin

Phase 3

Auftragsgewinnung & Projektstart

Ziel: Verbindlichen Auftrag sichern und sauberen Projektstart aufsetzen.

Step-by-Step

3.1 Unterschriebene Offerte empfangen

Eingang dokumentieren
Sofort-Bestätigung an Kunde (1 Werktag)

3.2 Auftragsbestätigung mit DoD

Bezug zur Offerte
Detaillierter Auftragsbeschrieb (Definition of Done)
Funktionsumfang, Akzeptanzkriterien, Scope-Abgrenzung
Verantwortlichkeiten, Meilensteine, Zahlungsmodalitäten

3.3 Projekt-Setup intern

Projektordner anlegen
Claude Project anlegen
GitHub Repo (privat)
Admin-Tool Kunden-Verzeichnis
Rollenverteilung mit Jan

3.4 Kick-off-Meeting (60–90 Min.)

Kevin + Jan + Kunde
Ziele, Konzept, Fragen, Kommunikationswege, Termine

Tools

Verträge: Admin-Tool, E-Mail
Projektordner: OneDrive / M365
Code: GitHub (private)
Kommunikation: Teams, E-Mail
Kontext: Claude Projects

Templates & Strukturen

Projektordner-Struktur (Standard)

/Kunden/[Kundenname]/[Projekt-ID]_[Projektname]/ ├── 01_Akquise/ ├── 02_Konzept_Offerte/ ├── 03_Auftrag/ │ ├── Offerte_unterschrieben.pdf │ ├── Auftragsbestaetigung_DoD.pdf │ └── Vertragsbeilagen ├── 04_Entwicklung/ │ ├── Anforderungs-Fragebogen.pdf │ ├── Architektur/ │ ├── Prompts/ │ └── Tests/ ├── 05_Uebergabe/ │ ├── Dokumentation_Kunde/ │ ├── Onboarding-Anleitung.pdf │ └── Abnahmeerklaerung.pdf └── 06_Support/ ├── Bug-Reports/ └── Wartungsvertrag.pdf

Template: Definition of Done (DoD)

Funktionsumfang - [Funktion 1] – [konkretes Akzeptanzkriterium] - [Funktion 2] – [konkretes Akzeptanzkriterium] Technische Anforderungen - Hosting: [wo] - Datenhaltung: [wie] - Sicherheits-Standards: [welche] Nicht enthalten (out of scope) - [Punkt 1] - [Punkt 2] Abnahmebedingungen - Erfolgreicher Durchlauf aller Akzeptanzkriterien - 1 Woche Bug-Feedback-Phase nach Übergabe - Schriftliche Abnahmeerklärung

Phase 4

Konzeption (Tier-spezifisch)

Ziel: Aus dem Kurzkonzept eine validierte, technisch umsetzbare Lösungsarchitektur — VOR Entwicklungsbeginn.

Kernprinzip Usentia: Lösungsvalidierung mit dem Kunden VOR Entwicklungsbeginn. Nicht verhandelbar.

Step-by-Step

4.1 Deep-Dive Anforderungsanalyse

Claude Chat / Projects: Recherche
Bestehende Tools/Schnittstellen klären
Datenfluss skizzieren
Risiken & Abhängigkeiten

4.2 Anforderungs-Fragebogen an Kunde

Standardisiert, Tier-spezifisch
Alle Details für Claude Code
Selbständig ausfüllen, optional 1 Rückfrage-Termin

4.3 Architektur-Entwurf

Claude Chat: grobe Architektur
Tech-Stack-Entscheid dokumentieren
Mit Jan technisch abstimmen

4.4 Lösungsvalidierung mit Kunde

Termin mit Kunde
Architektur durchgehen
Anpassungen aufnehmen
Schriftliche Freigabe vor Entwicklungsstart

Tools

Recherche: Claude Chat, Claude Projects (Deep Research)
Fragebogen: Word / PDF / Web-Formular
Diagramme: Mermaid (Claude), draw.io
Freigabe: E-Mail-Bestätigung / Unterschrift

Tier-spezifische Konzept-Tiefe

Tier	Konzept-Tiefe
Basic	Reines Konzeptdokument als Endprodukt. Tiefere Analyse: Ist, Soll, Roadmap.
Advanced	Funktionaler Scope detailliert, Wireframes/Mockups bei UI, APIs geklärt, Datenmodell definiert. Fragebogen-Output → direkt in Claude Code Plan Mode.
Enterprise	Vollständige Spezifikation: Architektur-Diagramm aller Systeme, Sicherheitskonzept, Skalierung, Wartung, Test-Strategie, Roll-out-Plan.

Template: Anforderungs-Fragebogen (Auszug Advanced)

Fragebogen anzeigen

A. Ziele A1. Was soll die Lösung am Ende leisten? (1–3 Sätze) A2. Woran erkennen Sie, dass sie funktioniert? B. Nutzer B1. Wer nutzt die Lösung (Rollen)? B2. Wie viele Personen aktiv? B3. Wie technisch versiert? C. Daten C1. Welche Daten fliessen rein? C2. Wo liegen sie heute? C3. Welche Daten dürfen NIE das Haus verlassen? D. Schnittstellen D1. Mit welchen bestehenden Tools muss verbunden werden? D2. Gibt es bereits APIs / Logins / Zugänge? E. Output E1. In welcher Form wird das Ergebnis genutzt? E2. Wo soll es landen? F. Randbedingungen F1. Branchen-/Datenschutz-Regelungen? F2. Sprachen? F3. Hosting-Präferenz (Schweiz, EU, Cloud, On-Prem)?

Phase 5

AI-gestützte Entwicklung mit Claude Code

Ziel: Aus dem validierten Konzept zügig und kontrolliert ein lauffähiges System generieren — Claude Code als zentraler Beschleuniger.

Usentia-Entwicklungs-Flow

Konzept-Idee→ Team + Claude Chat Deep Dive→ Initial-Prompt Claude Code→ Plan Mode (Detail)→ Kunden-Fragebogen→ Generierung MVP→ Review + Tests + Security→ GitHub Push→ Mid-Project Demo→ Iteration bis fertig

Step-by-Step

5.1 Vorbereitung

GitHub-Repo (privat) angelegt
Working-Directory pro Projekt
Claude Code (Terminal) verfügbar
Usentia-Skills geladen
API-Keys vorbereitet — manuell von Kevin/Jan eingefügt, NIE durch AI

5.2 Konzept-Übergabe Claude Chat

Konzept + Fragebogen strukturiert zusammenstellen
Deep-Research: Libraries, Best Practices
High-Level-Architektur schärfen

5.3 Initial-Prompt Claude Code

Standardisiertes Template
Ziel, Tech-Stack, Architektur, Funktionsumfang, Akzeptanzkriterien

5.4 Plan Mode

Aktivieren, Module/Komponenten beschreiben
Plan reviewen vor Code-Generierung

5.5 Fragebogen-Integration

Ausgefüllter Kunden-Fragebogen direkt als Steuerungs-Input
→ Usentias Beschleuniger gegenüber klassischer Entwicklung

5.6 Iterative Entwicklung bis MVP

Modulweise · lokale Tests · git commit/push
Branches: main / dev / feature/*

5.7 Code-Review

Vier-Augen Kevin/Jan
Claude-Selbstreview via Review-Prompt
Security: keine Secrets, Input-Validierung, Logging

5.8 Test-Phase

Funktionstests gegen DoD
Edge-Cases
Performance- & Security-Sanity-Check

5.9 Mid-Project Demo

Pflicht-Schritt vor Übergabe
Stand zeigen, Feedback einholen, Restpunkte einplanen

5.10 Finale Iteration

Restanpassungen, finale Tests, Dokumentation

Tools

Recherche: Claude Chat, Claude Projects
Dev: Claude Code (Terminal), Plan Mode
IDE: VS Code (optional Claude Code Extension)
Versionierung: GitHub (private)
Stack: Python (Standard), je Projekt erweitert
Hosting: Netlify, Cloud, On-Prem
Secrets: Lokale .env, manuell

Quality Gates (Pflicht)

Standardisierte Prompts/Templates
Code-Review (4-Augen + Selbstreview)
GitHub-Versionierung (main + dev)
Test-Phase vor Übergabe
Sicherheits-Check
README + Onboarding-Doku
Agentic-AI Erweiterungsfähigkeit

Templates & Checklisten

Template: Claude Code Initial-Prompt

# Projekt: [Projektname] # Tier: [Basic / Advanced / Enterprise] # Datum: [TT.MM.JJJJ] ## Kontext [2–3 Sätze zur Kundensituation und zum Ziel] ## Ziel [Was soll am Ende stehen – in einem Satz] ## Funktionsumfang (aus DoD) - [Funktion 1] - [Funktion 2] ## Tech-Stack - Sprache: [Python / TypeScript / ...] - Frontend: [...] - Backend: [...] - DB: [...] - Hosting: [...] ## Architektur (High-Level) [Kurzer Architektur-Beschrieb, evtl. Mermaid-Diagramm] ## Akzeptanzkriterien - [Kriterium 1] - [Kriterium 2] ## Constraints - Keine hardcodierten Secrets - Modularer Aufbau (Erweiterung um agentische Komponenten möglich) - Code dokumentiert (Docstrings) - README mit Setup-Anleitung ## Vorgehen Bitte zuerst in Plan Mode den Aufbau vorschlagen. Erst nach meiner Freigabe Code generieren.

Pre-Übergabe-Checkliste (Sicherheit & Qualität)

.gitignore enthält .env, node_modules, Build-Artefakte, lokale Configs
Keine API-Keys, Tokens, Passwörter im Code
Alle Secrets via Umgebungsvariablen
README.md mit Installation, Konfiguration, Nutzung
.env.example mit Platzhaltern, keine echten Werte
Logging vorhanden, keine sensiblen Daten in Logs
Input-Validierung an allen Eingängen
Fehlerbehandlung mit klaren Meldungen
DoD-Akzeptanzkriterien: alle erfüllt
Tests dokumentiert
Repository: aufgeräumt, letzter Commit aussagekräftig
Mid-Project Demo durchgeführt und Feedback umgesetzt

Phase 6

Übergabe & Onboarding

Ziel: Saubere, dokumentierte Übergabe — Kunde nutzt das System eigenständig (Self-Service mit Anleitung).

Step-by-Step

6.1 Dokumentation finalisieren

README.md im Repo
Onboarding-Anleitung (PDF, einfach, mit Screenshots)
Video-Walkthrough optional

6.2 Übergabe-Paket

Zugänge
Onboarding-Anleitung
Ansprechpartner
Wartungsvertrag-Vorschlag (Tier-spezifisch)

6.3 Übergabe-Meeting

Live-Demo der wichtigsten Funktionen
Anleitung durchgehen
Fragen klären
Bug-Feedback-Phase erklären
Abnahmeerklärung unterschreiben

6.4 Übergabe abschliessen

Schlussrechnung
Projektordner archivieren (read-only)
Customer-Status: "übergeben"

Tools

Doku: Markdown (README), Word/PDF
Screenshots: Snipping Tool, ShareX
Video: Loom, OBS (optional)
Abnahme: PDF (Admin-Tool)
Rechnung: Admin-Tool

Templates

Onboarding-Anleitung Struktur

1. Willkommen - Was leistet die Lösung? - Wer ist Ansprechpartner? 2. Zugang - Wo finden Sie die Lösung? - Wie melden Sie sich an? 3. Erste Schritte - Schritt-für-Schritt-Anleitung mit Screenshots 4. Wichtige Funktionen - Funktion 1: ... - Funktion 2: ... 5. Häufige Fragen - Q&A 6. Support - Bug melden: [Kanal] - Wartungsvertrag-Optionen - 30 Tage Garantie: was ist abgedeckt?

Abnahmeerklärung (Kern-Inhalt)

Abnahmeerklärung – Projekt [Projektname] Hiermit bestätigt [Kundenname], dass die im Auftrag vom [Datum] vereinbarte Leistung gemäss Definition of Done am [Datum] vollständig und mängelfrei übergeben wurde. Garantie-Phase: 30 Tage ab Unterzeichnung. Bug-Feedback-Phase: 1 Woche intensiv begleitet. Datum, Ort: ____________________ Unterschrift Kunde: ____________________ Unterschrift Usentia: ____________________

Phase 7

Support & Nachbetreuung

Ziel: Bug-freie Stabilisierung, Kundenbindung, Folgeprojekte und Empfehlungen.

Step-by-Step

7.1 Bug-Feedback-Phase (1 Woche)

Direkt nach Übergabe · aktive Meldung durch Kunde · tägliche Reaktion · inkludiert

7.2 30-Tage-Garantie

Alle Bugs im DoD: inkl.
Erweiterungen: separat offeriert

7.3 Strukturiertes Feedback-Gespräch

30–45 Min., online
Was lief gut? Was anders? ROI gefühlt? Weiterer Bedarf?

7.4 Wartungsvertrag-Angebot

Tier-spezifisch (siehe Tabelle)

7.5 Testimonial / Case Study

Bei zufriedenen Kunden anfragen
Bei grossen Projekten: ausführliche Case Study mit Zahlen

7.6 Empfehlungs-Frage

Bewusst stellen: "Wen kennen Sie, dem das auch helfen könnte?"
WoM ist Hauptkanal — aktiv pflegen

7.7 Upsell Folgeprojekt

Bedarfe aus Feedback systematisch nachverfolgen
Tracking: "Lead Folgeprojekt"

Tools

Bugs intern: GitHub Issues
Bugs Kunde: E-Mail
Wartungsvertrag: Admin-Tool
Testimonials: Customer-Folder
Tracking: Admin-Tool

Wartungsoptionen pro Tier

Tier	Option	Inhalt
Basic	Nicht standard	Auf Anfrage, T&M
Advanced	Optional, empfohlen	Updates, kleine Anpassungen, Bug-Fixes, Reaktionszeit definiert
Enterprise	Standard / inkludiert	SLA-basiert, proaktives Monitoring, regelmässige Reviews

Templates

Leitfaden Feedback-Gespräch

1. Eröffnung "Ich möchte heute zwei Dinge: hören wie es läuft, und schauen ob es weiteren Bedarf gibt. Keine Verkaufsabsicht – ehrliches Feedback ist mir wichtiger." 2. Aktueller Stand - Nutzen Sie die Lösung wie gedacht? - Was ist anders als erwartet? - Gibt es offene Punkte? 3. Wirkung - Lässt sich der Nutzen schon spüren? - Wenn ja, woran? Wenn nein, woran liegt es? 4. Verbesserung - Was würden Sie anders machen? - Was fehlt komplett? 5. Vertrauen / Empfehlung - Würden Sie Usentia weiterempfehlen? - Wen kennen Sie, dem das ebenfalls helfen würde? 6. Nächste Schritte - Wartungsvertrag-Angebot? - Folgeprojekt-Ideen? - Testimonial / Case Study?

Wartungsvertrag Advanced (Beispiel)

Wartungsvertrag Usentia Advanced Leistungen: - Monitoring und kleine Anpassungen - Bug-Fixes ausserhalb der 30-Tage-Garantie - Reaktionszeit: 1 Werktag (Bugs), 5 Werktage (Anpassungen) - Stundenkontingent: [X] h/Monat - Über das Kontingent hinaus: CHF 150.–/h Laufzeit: 12 Monate, automatische Verlängerung Kündigungsfrist: 1 Monat Preis: CHF [...]/Monat